Herzstück der Anlage ist ein Videokonferenzsystem, das die analogen Kamera- und Tonsignale digitalisiert und Verbindung mit anderen Konferenzsystemen aufnimmt. Das System entspricht geltenden, offenen Standards zur Videokommunikation und unterstützt so auch die Mitwirkung von Konferenzteilnehmern, die lediglich softwaregestützte Klienten (z.B. Microsoft Netmeeting) einsetzen. Als Codec (Kodierer - Dekodierer) wird ein Polycom ViewStation Videokonferenzsystem eingesetzt, das über den H.323 Standard für IP zu IP Videokonferenzen kommuniziert (Knaden & Rolf 2003, S. 90).

Bei der Gestaltung einer effizienten automatisierten Lösung sind naturgemäß Form, Beleuchtung und Einrichtung des Raums und insbesondere die räumliche Anordnung des Lehrenden sowie der Studierenden besonders zu berücksichtigen (Günther, 2001, S. 101). Die Gestaltung des Raums im Klassenformat (Frontalauditorium) führte zu einer relativ statischen Positionierung zu jeweils maximal zwei Personen an einem der zehn Arbeitstische. Damit ergab sich eine maximale Teilnehmerzahl von 20 Studenten im Senderaum. Im praktischen Betrieb zeigte sich, dass der verwendete Seminarraum in verschiedenen Bestuhlungsvarianten verwendet wurde. Einerseits gibt es dafür eine Nachjustierungsmöglichkeit an der Infrarot-Fernbedienung um kleinen Veränderungen bzw. leichten Fehlpositionierungen der Kameras Rechnung tragen zu können. Andererseits bietet das System die Möglichkeit zur Abspeicherung verschiedener Raumszenarien (U-Form, Stuhlkreis, Frontalauditorium). So kann mit geringem Zeitaufwand vom jeweiligen Veranstaltungsleiter selbst eine Anpassung der Steuerung an bestimmte Raumsituationen vorgenommen werden.

Zur Übertragung der Folienpräsentation steht im Seminarraum ein Präsentationsrechner zur Verfügung, der mit der elektronischen Tafel gekoppelt ist. Es wird je nach Kooperationspartner die Software VNC bzw. MS-Netmeeting verwendet. Zwei Datenprojektoren zur Wiedergabe der Folienpräsentation des im Raum verfügbaren Präsentationsrechners sowie zur Visualisierung eines Videobildes von einem entfernten Standort und eine elektronische Tafel zur Eingabe von Annotationen auf dem dargestellten Folienmaterial sind ebenfalls verfügbar. Verschiedene Kontrollmonitore geben Dozent und Zuschauern Rückmeldung über das aktuell gesendete Kamerasignal (Knaden & Zettel, 2002, S. 74).

Zur Steuerung des Systems wird ein Computer benötigt. Die selbst entwickelte Software benötigt Java 1.4, die Javax Comm-API, eine MySQL-Datenbank und Win-LIRC. An den Rechner ist auch der schon erwähnte Infrarotempfänger angeschlossen. Das Steuerprogramm wertet die Signale von Universalfernbedienungen aus. Das Drücken einer Taste auf der Fernbedienung wird als Befehl verstanden, die Kamera auf eine bestimmte Position schwenken zu lassen. An den Konferenzraum mit fester Installation grenzt ein separater Regieraum, in dem die gesamte Technik residiert (ausgenommen Kameras und Mikrofone).