die einzelnen Ortschaften in Österreich auch den Regionen und Bundesländern zuzuordnen. Im Personenkatalog führen wir nicht nur Informationen über die einzelnen Verfasser, sondern erstellen damit auch Kurzbiografien der Wissenschaftler, der Gewährspersonen und Interpreten. Von dieser Personenkartei können wiederum Links zur Ortskartei, Körperschaftskartei und der Instrumentenkartei gelegt werden. Das Gleiche gilt auch für den Katalog der Körperschaften. Es werden viele Informationen zu den Musikgruppen gebündelt und mit dem Gattungskatalog (Besetzungsgattung), der Instrumentenkartei und Ortskartei verlinkt.

Viele dieser Stammdateien sind sogenannte Themen-Thesauri und wurden aus dem Regelwerk INFOLK-Informationssystem für Volksliedarchive in Österreich mit Ergänzungen und Korrekturen übernommen (Instrumente, Gattungen, Brauchformen/Veranstaltungen und Tanzelemente). Am Beispiel der Gattungsdatei soll ein Einblick in dieses Regelwerk gewährt werden:

Das Regelwerk INFOLK-Informationssystem für Volksliedarchive in Österreich unterscheidet vier Gattungen: musikalische Gattung, Textgattung, Besetzungsgattung und Tanzgattung (Tanzfamilie). Jeder einzelne Begriff wurde definiert und dient zur Kategorisierung der Lieder, Tänze, Instrumentalmusik und Körperschaften (z. B. Musikgruppen). Die Datenbank spiegelt somit das Regelwerk wider. Auch die Erklärungen zu den Begriffen wurden daraus in die Datenbank übernommen.

Verwaltung der Tondokumente

Das Österreichische Volksliedarchiv besitzt im Vergleich zu den großen Schallarchiven wie der Österreichischen Mediathek und dem Phonogrammarchiv der Akademie der Wissenschaften ein kleines Tonarchiv, das jedoch inhaltlich von großer Bedeutung ist.

Die Vielfalt der vorhandenen Tondokumente im Archiv des Österreichischen Volksliedwerkes umfasst sowohl edierte Tonträger wie CDs, Schallplatten und Musikkassetten als auch nicht veröffentlichte wie Tonbandaufzeichnungen aus den Feldforschungen und eigene Überspielungen. Alle diese audiovisuellen Medien dokumentieren das musikalisch-poetische immaterielle Kulturerbe Österreichs und werden nach den Regeln des INFOLK sowohl formal als auch inhaltlich in einer Maske erfasst.

Es sind vor allem die Tonbänder die wichtigen Feldforschungsmaterialien, die zum großen Teil immer noch nur mit Hilfe des Inventarbuches bzw. über die dazugehörigen Protokolle zugänglich sind. Die kommerziellen Tondokumente dagegen sind bis auf wenige Ausnahmen komplett in der Datenbank abrufbar.

Die Katalogmaske für die Tondokumente ist für die Erfassung sämtlicher Tondokumententypen ausgerichtet. Sie unterscheidet sich von anderen Datenbanken vor allem durch die Eingabeparameter für die Erfassung der Feldforschungsaufnahmen, wie z. B. die Aufnahme- und Hintergrundsituation. Das gesamte Protokoll der Aufnahme wird als angehängtes Dokument (Textdatei) mit abgespeichert. Wichtige Kurzinformationen aus dem Protokoll können in dem Feld Inhalt/Annotation/Protokoll eingetragen werden, damit auch nach diesen Begriffen gesucht werden kann.