Das Internet bietet Bildungseinrichtungen wie Universitäten die Möglichkeit, Informationen für Studierende, Lehrende und andere interessierte Personen in Echtzeit und ohne großen finanziellen Aufwand zur Verfügung zu stellen. Allerdings scheitert der effiziente Einsatz des Internets für die Distribution von Lehrinhalten wie z.B. Seminarankündigungen, Semesterplänen oder anderen studienrelevanten Informationen, die den Studierenden durch Lehrende zur Verfügung gestellt werden, immer noch an Medienbrüchen und organisatorischen Restriktionen: Daten erreichen die/den WebmasterIn häufig in Papierform und müssen aufwendig eingegeben werden. Auch die Vorlage der Materialien in digitaler Form bedeutet einen erheblichen Nachbearbeitungsaufwand, da sie zumeist in unstandardisierter Form sowie in verschiedenen Formaten (z.B. Word-Dokumente oder Excel-Tabellen) erfolgt. Besonders zu Semesterbeginn sorgen Arbeitsspitzen in der Informationsaufbereitung für zeitliche Engpässe, mit der Folge, dass häufig nicht alle relevanten Informationen zum richtigen Zeitpunkt in die Webpräsenzen eingepflegt werden können (Wiethoff, 2004).

Aus diesen Gründen besteht bei der Eingabe und Pflege der Webinhalte ein hohes Optimierungspotential. Auf technischer Ebene können hier traditionelle Content-Management-Systeme (CMS) zum Einsatz kommen, allerdings sind diese mit Zeit- und Kostenaufwand für den Betrieb verbunden. Die Pflege der Daten ist auch hier meist nur durch technisch versierte MitarbeiterInnen möglich, so dass die oben beschriebenen Beschränkungen großteils weiter bestehen.

Andere Optionen ergeben sich bei der Nutzung eines bestehenden Lernmanagement-Systems (LMS) zur Unterstützung der Erstellung externer Webseiten: Hier kann durch die Möglichkeit der dezentralen Pflege personen- und veranstaltungsspezifischer Daten der Workflow beschleunigt und optimiert werden. Damit entfällt zusätzlich der Aufwand für die doppelte Datenhaltung der sowohl auf der Website als auch im LMS hinterlegten Inhalte. In diesem Beitrag wird an Hand eines Fallbeispiels dargestellt, wie sich Daten eines LMS in die Webpräsenz einer universitären